Jak prawidłowo opisywać dokumenty księgowe? Do jakich zasad należy się stosować?

Dokumentacja księgowa firmy to jeden z ważniejszych elementów, który wymaga dokładności. Jeżeli dokumenty będą zawierały błędy lub znajdą się w nieodpowiednim miejscu, może stanowić to poważny problem dla działalności. Wszelkie zaniedbania są niedozwolone tak samo, jak i nieprawidłowe opisywanie dokumentów.

Prawidłowe opisywanie dokumentacji

Obieg dokumentów księgowych możliwy jest, wtedy gdy przestrzegamy wszystkich zasad. Każda faktura, rachunek powinna być kontrolowana, czy zawarte w niej informacje są prawidłowe. Jeżeli zostaną wychwycone pomyłki, należy je jak najszybciej skorygować.

Chodzi tu o błędy nie tylko merytoryczne, ale także księgowe. Jeśli wszystko okaże się w porządku, możemy przystąpić do dalszych czynności. Na dokumencie księgowym koniecznie musi znaleźć się numer księgowy tylko wtedy obieg dokumentacji księgowej, będzie przebiegał zgodnie z przyjętymi normami.

Warto wiedzieć, że taki sam numer jest zapisany w księgach dlatego też pracownik, musi sumiennie podchodzić do swoich obowiązków. Wszystkie dokumenty księgowe są zatwierdzane przez upoważnionego pracownika, czyli osobę, która odpowiada za prowadzenie księgowości. Dobrym rozwiązaniem jest również pisanie daty zatwierdzenia dokumentów.

Na jakie szczegóły warto zwrócić uwagę?

Każde przedsiębiorstwo ma swoje wewnętrzne przepisy co do opisywania dokumentów. Tak samo wygląda to, jeżeli chodzi o schemat obiegu dokumentów księgowych. Wszystko to jest konieczne do tego, aby ewentualna kontrola dokumentów księgowych przebiegła sprawnie i bez zarzutu.

Całą dokumentację trzeba uporządkować chronologicznie. Czas, przez jaki należy ją trzymać, wynosi 5 lat od momentu, kiedy zakończy się rok obrotowy. Natomiast informacje o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracowników muszą być zabezpieczone przez 10 lat.

Czynności te wyglądają tak samo, jeśli w firmie stosujemy elektroniczny obieg dokumentów księgowych. Wtedy obieg dokumentów w księgowości wiąże się z mniejszą ilością ewentualnych błędów.

Elektroniczna forma opisu dokumentów

Żeby praca przebiegała dużo efektywniej, najlepiej zdecydować się na elektroniczną formę opisywania dokumentów. Oczywiście w tym procesie musimy stosować takie same zasady jak, robilibyśmy to tradycyjnie. Obieg dokumentów księgowych w firmie oraz inne czynności z tym związane wykonywane na komputerze zdecydowanie ułatwią pracę każdemu pracownikowi.

Gromadząc wszystkie dokumenty elektronicznie, trzeba robić kopie zapasowe, ponieważ tutaj także mamy obowiązek przechowywania ich przez określony czas. Co więcej, jest to również zabezpieczenie, na wypadek utraty cennych informacji.